Uw Privacy
1. Algemeen
Uw privacy is erg belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. Dit privacybeleid legt uit welke persoonlijke gegevens we verzamelen en verwerken, met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wij raden u aan deze informatie zorgvuldig te lezen, zodat u precies weet waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken. Dit privacybeleid bevat ook meer informatie over uw privacyrechten en hoe u deze kunt uitoefenen.
2. Wie is verantwoordelijk voor dit privacy beleid?
Vigo BV/BVBA, met maatschappelijke zetel gelegen te 2100 Antwerpen aan de Bisschoppenhoflaan 645 B3 met KBO-nummer 0525.972.305 is de verantwoordelijke voor het privacybeleid. Voor alle vragen en/of opmerkingen kunt u terecht op het hierboven vermelde adres of op het emailadres info@vobis-law.be.
3. Wijziging en update van de privacy policy
We kunnen het privacybeleid op elk moment wijzigen, bijvoorbeeld in het kader van wijzigingen in onze diensten of de heersende wetgeving.
Rechts onderaan deze pagina vindt u het versienummer en de uitgiftedatum. De meest recente versie van deze privacy policy is te vinden op onze website.
4. Welke persoonsgegevens verzamelt Vobis?
We registreren alle persoonsgegevens die nodig zijn om u onze juridische diensten aan te bieden. We respecteren hierbij het principe van minimale gegevensverwerking.
Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u contact met ons opneemt, een klantrelatie aangaat, een seminar bijwoont of onze website gebruikt.
De volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen hierbij worden verwerkt:
- Gegevens met betrekking tot uw identificatie (Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten), achtergrondgegevens en contactgegevens;
- Fiscale, financiële en betaalgegevens;
- Alle vormen van persoonsgegevens die u ons bezorgt of die tijdens het verloop van de behandeling van uw dossier van u of namens u worden verkregen, met inbegrip van gevoelige gegevens voor zover dit van toepassing is voor de verdediging van uw belangen als cliënt en/of noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering;
5. Waarvoor gebruiken we de verzamelde persoonsgegevens?
Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens zoals bepaald in artikel 4 om:
- Wettelijke verplichtingen na te komen zoals identificatieverplichting;
- Het gebruik van de website mogelijk te maken en te verbeteren;
- Het verstrekken van advocatendiensten in de meest ruime zin;
- Het beheren van ons cliëntenbestand;
- Het verstrekken van commerciële diensten, waaronder seminaries en nieuwsberichten.
6. Met wie deel Vobis uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die wij hebben verkregen voor de uitoefening van onze advocatendiensten worden enkel gedeeld met derden partijen binnen het verstrekte mandaat.
Het betreffen hier o.a.:
- Advocaten;
- Notarissen;
- accountants en belastingconsulenten;
- administratieve overheden;
- rechtbank en hoven;
- vertalers;
- financiële instellingen;
- deskundigen;
- verzekeringsondernemingen;
- IT-providers van Vobis in het kader van het beheer, onderhoud, ondersteuning en hosting van de IT Infrastructuur
7. Wat zijn de rechtvaardigingsgrond waarop Vobis zich beroept?
Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt op basis van de hiernavolgende gronden:
- De toestemming die u hebt gegeven. Dan heeft u altijd de mogelijkheid om uw toestemming in te trekken.
- Voor de uitvoering van de tussen ons bestaande overeenkomst;
- Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen;
- In bepaalde gevallen kan de verwerking van uw gegevens ook nodig zijn in het kader van een legitiem belang van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde partij;
8. Wat zijn uw rechten?
8.1 U kan uw gegevens inkijken
Wil u inzage in de gegevens die wij over u verwerken, laat het dan weten.
Als u uw recht van inzage uitoefent zullen wij een zo volledig mogelijk overzicht aanleveren van uw persoonsgegevens. Het is mogelijk dat sommige persoonsgegevens uit klassieke back-upbestanden, log-, historiek- of archiefbestanden niet opgenomen zijn in dit overzicht. Deze gegevens maken geen deel uit van de courant verwerkte persoonsgegevens en zijn daarom niet onmiddellijk beschikbaar. Ze kunnen daarom ook niet worden meegegeven. Ze worden wel verwijderd uit deze bestanden volgens standaard opkuisprocessen.
8.2 U kan uw gegevens laten verbeteren
Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die wij over u hebben opgeslagen niet (meer) correct zijn. U kunt altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen.
8.3 U kan uw gegevens laten verwijderen
Als je vermoedt dat wij bepaalde gegevens onrechtmatig verwerken, dan kan u vragen om ze te verwijderen.
8.4 U kan zich verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens
Bent u het niet eens met de manier waarop wij bepaalde gegevens verwerken, dan kan u zich daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er dwingende gronden zijn om dat niet te doen, wat bijvoorbeeld het geval is als wij gegevens verwerken om fraude te bestrijden.
8.5 U kan zich verzette dat je gegevens volledig automatisch worden verwerkt
Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. De logica van dit automatisch proces proberen wij op het moment zelf mee te geven.
Als u het niet eens bent met het resultaat van zo’n volledig geautomatiseerd proces, kun u ons contacteren.
8.6 U kan vragen om uw gegevens over te dragen aan een derde partij
U hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen.
De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.
8.7 U kan uw rechten uitoefenen
Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kunnen wij je vraag concreet en correct behandelen. Wij zijn verplicht uw identiteit zo goed mogelijk te verifiëren, om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent. Vandaar dat wij een kopie van uw identiteitskaart kunnen vragen bij een dergelijke aanvraag.
9. Hoe lang bewaart Vobis uw persoonsgegevens?
Vobis bewaart persoonsgegevens in functie van de aard van de data. Wij houden deze informatie slechts bij zolang deze nodig is voor de doeleinden waarvoor deze verzameld werden of op basis van een contract of wettelijke bepaling:
- Identificatiegegevens: 10 jaar en 1 maand vanaf de beëindiging van de klantenrelatie (Wet van 18 September 2017);
- Alle vormen van persoonsgegevens die u ons bezorgt of die tijdens het verloop van de behandeling van uw dossier van u of namens u worden verkregen, met in begrip van gevoelige gegevens voor zover dit van toepassing is op uw dossier: 10 jaar en 1 maand vanaf de beëindiging van de klantenrelatie;
- Financiële- en facturatiegegevens: 10 jaar en 1 maand vanaf de beëindiging van de klantenrelatie;
- Contactgegevens m.b.t. uitnodigingen van seminaries en nieuwsbrieven: 2 jaar na het laatste contact.
10. Beveiliging van uw persoonsgegevens door Vobis
Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, stelt het kantoor alles in het werk op het gebied van veiligheid en organisatie.
Vobis tracht in de mate van het mogelijke met verwerkers waarop het kantoor beroep doet te voorzien in de nodige contractuele bepalingen met betrekking tot de beveiliging van de persoonsgegevens.